Même si le rédacteur web adore son métier et prend plaisir à travailler pour ses clients, il est toujours agréable de recevoir un virement ou un chèque à la fin d’un projet.
Ce qui est moins agréable, c’est d’attendre cette rentrée d’argent pendant 1 mois sans savoir quand il va arriver. Et le pire, c’est quand le mois est passé et que vous n’avez toujours pas été réglé.
Plusieurs sentiments peuvent alors se mélanger dans votre esprit :
- La peur de s’être fait arnaqué ;
- La honte de passer pour un idiot auprès de ce client qui s’est bien fichu de vous ;
- La colère contre ce client qui n’est pas correct ;
- La tristesse de ne pas être payé…
Vous pourriez alors avoir tendance à vous énerver contre ce client. Mais ne cédez pas à la panique et à la pression. Il existe toute une procédure en cas de facture impayée.
1ère étape : passer un coup de fil
Le fait d’avoir votre client au téléphone est bien plus efficace que par mail.
Si vous envoyez un mail, vous ne recevrez peut-être pas de réponse. Il est facile de procrastiner et de se dire “j’y répondrai ce soir, après ma journée de travail”. Et finalement, le client mettra du temps à passer à l’action et à vous répondre.
Passer un coup de fil est donc la meilleure chose à faire en cas de facture impayée. Du point de vue du client, il est souvent plus simple de répondre à un appel. Et ça sera bien plus efficace que d’échanger par mail. En discutant de vive voix, vous pourrez mieux vous comprendre l’un l’autre. Vous pourrez entrer plus facilement dans les détails, et il y a moins de risques de malentendu. Bref, la conversation sera beaucoup plus complète et cordiale que par écrit.
Quel comportement avoir en cas d’impayé de la part d’un client ?
Restez toujours calme. Si vous vous énervez, vous risquez de faire ou de dire des choses regrettables, et la relation avec votre client pourrait fortement se dégrader.
Pensez bien à une chose : pourquoi votre client n’a-t-il pas payé votre facture ? Dans la majorité des cas, il aura simplement… oublié. Ce n’était donc pas volontaire de sa part, ça ne partait pas d’une mauvaise intention. Un simple rappel cordial de votre part sera suffisant pour qu’il procède au règlement rapidement.
Patientez au moins 2 semaines avant de passer à la seconde étape. Vous devez laisser le temps à votre client de réagir. Il a également sa propre organisation. Peut-être ne vous paiera-t-il qu’au début du mois prochain par exemple.
2ème étape : relancer par écrit
Si, malgré votre appel téléphonique, votre client ne règle toujours pas votre facture, vous devrez le relancer par écrit. Là encore, vous devez être à la fois sympathique et ferme avec votre client pour ne pas le froisser.
L’envoie d’un email est généralement l’option choisie, mais il est aussi possible d’envoyer une lettre papier.
Dans tous les cas, votre courrier doit être agréable et très clair pour votre client. Rappelez-lui les conditions générales de ventes, le numéro de votre facture et le montant du paiement.
L’avantage de la relance par écrit est d’avoir une preuve de votre demande.
Si, deux semaines plus part, vous n’avez toujours pas été payé, la troisième étape commence.
3ème étape : la lettre d’avertissement
Elle aussi peut être électronique ou papier. Cette lettre consiste à mentionner vos anciennes relances et à mettre en garde votre client. Ajoutez qu’en cas de non paiement d’ici un nombre de jours défini, vous serez contraint de faire appel à un mandataire de recouvrement, comme un huissier. Votre client aura alors la pression de l’urgence.
Il est conseillé d’envoyer ce courrier par papier, en lettre recommandée pour être assuré que le client l’ai bien reçu.
Cette étape n’est pas obligatoire, mais vous évitera peut-être de passer par les ultimes étapes.
4ème étape : la mise en demeure
C’est la dernière étape avant les poursuites judiciaires.
La mise en demeure a une valeur juridique, contrairement à la lettre d’avertissement. Pour que toutes les chances soient de votre côté, faites-la rédiger par un avocat.
La mise en demeure doit contenir plusieurs éléments :
- le terme “mise en demeure”, idéalement dans le titre ;
- une date butoir de paiement ;
- la mention de vos différentes relances : moyens (téléphonique, email, lettre), dates…
- informer qu’un tribunal sera saisi en cas de non-paiement ;
- votre adresse et celle de votre client, la date et votre signature.
Si votre client n’a toujours pas payé d’ici la date butoir indiquée, vous serez en droit d’avoir recours à une procédure juridique.
Conseils pour une relance réussie
Il est important de toujours rester aimable et courtois. La plupart du temps, vous ne dépasserez pas la première étape. Il s’agit généralement d’un oubli de la part de votre client. Parfois, il rencontre des problèmes financiers et vous réglera dès que possible.
Il est très rare d’en arriver à la mise en demeure et aux poursuites judiciaires. Et il n’est pas toujours conseillé de passer par là. Le fait de passer par un avocat, un huissier ou un cabinet de recouvrement vous coûtera des frais. Cela ne sera pas avantageux si votre client ne vous doit qu’une petite somme. Les poursuites judiciaires ne sont utiles que si vous attendez une grosse somme, comme plusieurs milliers d’euros.
Enfin, ayez confiance en vous. Vous êtes totalement dans vos droits en réclamant ce paiement. Le client a fait appel à vous, vous avez travaillé pour lui, c’est son devoir de vous payer.
