“Mes employés ne lisent jamais la newsletter interne”
“La newsletter pour nos partenaires termine toujours dans les spams”
“Personne ne participe aux lancements de produits dont on parle dans notre newsletter interne”
3 problèmes, un dénominateur commun : la newsletter interne.
Quand on lit une newsletter d’entreprise, la rédaction semble simple. Les mots sont légers, le contenu est bien choisi. Ça coule de source.
Mais quand un client vous demande de rédiger une newsletter interne pour son entreprise, c’est le blocage.
Une newsletter interne, ça parle de quoi ?
Quel vocabulaire on utilise ?
Qui va la lire ?
En tant que rédacteur web, ce sont des questions que vous vous posez forcément.
Et même que vous devez vous poser.
Parce que contrairement à ce qu’on pourrait croire, écrire une newsletter interne que tout le monde lit, c’est loin d’être simple.
Ça fait partie de ces tâches qu’on fait passer pour des tâches simples, mais qui sont en réalité très techniques.
Faire les bons choix.
Se poser les bonnes questions.
Et passer à l’action !
En savoir plus sur la newsletter interne, ça vous tente ?
Je vous explique tout pour faire mouche à chaque envoi.
La newsletter interne : qui la lit ?
En tant que chef d’entreprise, je l’ai appris à la dure : rédiger pour captiver l’intérêt, ce n’est pas simple.
C’est même assez compliqué.
Rien ne doit être laissé au hasard : du titre jusqu’à la signature, chaque virgule est pensée pour donner envie au lecteur d’aller plus loin.
Mais vous le savez : pour rédiger de manière captivante, il faut avant tout rédiger pour une personne en particulier.
Un profil de lecteur, qui vous permet de savoir quel ton vous devez employer, et le dynamisme qui peut être attendu de vous.
Bon, vous êtes rédacteur web : pour rédiger un article de blog, vous savez comment ça se passe.
Mais qu’en est-il de la newsletter interne de votre client ?
À qui devez-vous adresser votre contenu rédigé, pour une telle mission ?
La newsletter interne a vocation à être lue par les employés de l’entreprise, par les partenaires et les fournisseurs.
L’objectif est simple : assurer une communication descendante transparente avec toutes les personnes qui participent quotidiennement au bon fonctionnement de l’entreprise.
Il faut que chaque personne qui travaille pour l’entreprise sache ce qui se trame dans les hautes sphères de la direction.
Le ton des newsletters internes est aux confidences : on vous dit tout ce que vous devez savoir, et ce petit texte est rédigé rien que pour vous.
Seul problème : la plupart du temps, les employés et partenaires s’en fichent royalement.
En votre qualité de super rédacteur ou rédactrice web, votre rôle est le suivant : faire en sorte que les lecteurs se sentent concernés.
Au lieu de se dire :
“Je m’en fiche du lancement du prochain produit, mais quand va-t-on recevoir la prime de Noël ?”
Il faut qu’ils se disent :
“Incroyable ce nouveau produit, j’ai hâte de l’avoir en main pour pouvoir le vendre aux clients !”
Bon, je caricature un peu.
On va rester sur un objectif simple : que votre newsletter interne ne termine pas dans la corbeille de la boîte mail.
C’est déjà un bon début.
Et pour ça, il faut appliquer une succession d’étapes bien réfléchies.
Suivez le guide ! 🚶🏽♂️
Les 6 étapes pour rédiger une newsletter interne qui ne finira pas dans les spams
Pour vous aider à appréhender tout le travail nécessaire pour la rédaction d’une newsletter interne, j’ai divisé le processus en 6 étapes.
Il vous suffit de prendre une feuille, un stylo et de suivre chacune des étapes.
Comme ça, vous pourrez voir s’il vous manque des informations que vous devrez demander au client.
Ciblez votre tâche pour travailler plus efficacement ! Et pour en boucher un coin à votre client.
1 – Définir les objectifs de la newsletter de votre client
Toute première chose à faire : quel est l’objectif recherché par la newsletter que vous rédigez ?
Si vous ne savez pas pourquoi vous le faites, ça va se sentir.
Comme on dit parfois dans le métier, votre contenu ne va pas “vibrer”. Il va constituer une simple succession de mots, qui ne donne aucune envie d’en savoir plus.
Alors que si vous avez un objectif en tête, chacune de vos phrases peut être tournée vers sa réalisation.
La première question à poser à vos clients, c’est donc : “Qu’est-ce que vous recherchez ?”
Vous pourrez faire face à plusieurs cas de figure :
- La volonté de fidéliser les collaborateurs
- La volonté de passer des messages importants en ce qui concerne la RSE ou les initiatives de votre entreprise
- Transmettre les différentes actualités au sein de votre entreprise, voire de votre secteur d’activité
- Engager les employés dans l’évolution quotidienne de l’entreprise
N’oubliez pas : définir correctement un objectif, c’est déjà la première étape pour s’en approcher !
2 – Identifier les lecteurs de la newsletter
Ensuite, on revient sur le tout premier paragraphe de cet article.
Vous écrivez une newsletter interne.
Mais pour qui, exactement ?
Demandez à votre client de décrire les lecteurs qu’il vise.
Est-ce qu’il veut faire participer ses employés dans le quotidien de l’entreprise ?
Est-ce qu’il veut mettre en place un schéma participatif avec les partenaires ?
Le fait de connaître votre cible vous permet de cerner encore mieux l’objectif de votre contenu.
Sans oublier que vous pouvez définir très exactement votre lecteur, ce qui vous permet d’identifier le ton à employer, la dynamique à suivre et le rendu général à atteindre.
3 – Trouver un nom récurrent pour la newsletter
“Newsletter de décembre”
Hop, ça part à la corbeille.
“Les nouveautés de janvier”
Non, merci bien.
“Les actualités de l’entreprise”
Ah, ce mail ? Non, je l’ai pas lu. Tout simplement parce qu’il avait l’air nul.
Le nom récurrent de la newsletter interne doit avoir un certain pep’s, donner (là encore) aux lecteurs l’impression d’être dans la confidence.
Je vous conseille d’opter pour un nom abrégé, dynamique comme “l’Hebdo”, ou intimiste comme “le Journal”.
Pour vous donner un exemple, savez-vous comment les vidéos Brut ont pris tant d’ampleur ?
Déjà, leur contenu est super intéressant et parfaitement original.
Mais aussi : dès le nom, les vidéos captent l’attention.
Brut.
C’est court, intense.
C’est brut.
Bref : on a envie de s’arrêter pour savoir ce qu’ils ont à dire.
4 – Soigneusement choisir l’objet de la newsletter
Mais ne vous arrêtez pas au nom !
Une fois que vous avez l’attention du lecteur, il faut la garder.
Et pour ça, l’objet de l’email est la meilleure solution.
Travailler l’objet de l’email, c’est aussi important que travailler le titre de votre article de blog.
Pour choisir le bon objet, déjà : misez sur un titre court, dynamique. Vous aurez beaucoup plus de chances d’obtenir un rendu percutant.
Concrètement, votre newsletter interne va traiter plusieurs sujets à la fois. Dans votre objet, au lieu de résumer toutes les thématiques dont vous allez parler, je vous conseille de mettre LA thématique la plus importante.
Celle qui va intéresser le plus d’employés.
Qui va leur donner envie d’en savoir plus.
Il s’agit de faire miroiter un sujet particulièrement intéressant, pour toucher un maximum de lecteurs.
5 – Adoptez une structure récurrente et dynamique
Au-delà de votre objet, avez-vous déjà une idée de la structure que vous allez suivre dans votre newsletter ?
Pour séduire les internautes et les encourager à se fidéliser, je vous conseille de mettre au point une structure, et de la suivre pour chaque newsletter interne que vous rédigerez.
Voilà l’exemple d’une structure que vous pouvez suivre :
- Une introduction courte qui évoque toutes les actus que vous allez traiter
- Une “Une” comme dans les journaux, pour attirer l’oeil des lecteurs
- Une partie actualités pour transmettre toutes les nouveautés de l’entreprise
- Une section inspirante, avec toutes les innovations en rapport avec l’entreprise ou le secteur d’activité
- Une petite partie “Le saviez-vous ?” pour que les lecteurs de votre newsletter partent avec une toute nouvelle information en tête !
Ensuite, à vous d’extrapoler et de suivre la structure qui convient le mieux à votre client.
Par exemple, vous pouvez ajouter une rubrique “L’employé de la semaine”, avec le portrait et la photo d’un employé que vous aurez interviewé.
Surtout, ne lésinez pas sur les informations visuelles ! Infographies, photographies, calendriers avec les prochains événements à venir…
N’oubliez pas une chose : une image vaut 1 000 mots.
Alors pour attirer l’attention des lecteurs de la newsletter, misez sur l’efficacité graphique.
Rien de mieux qu’un design explosif !
6 – Prévoyez toujours des contenus à forte valeur ajoutée
Enfin, un conseil qui s’applique pour absolument tous vos contenus : misez sur la valeur ajoutée de ce que vous écrivez.
Écrire une newsletter pour écrire une newsletter, c’est nul 👎🏽.
De même qu’écrire un article juste pour avoir quelque chose à publier, ça ne fonctionne pas.
Quand vous rédigez la newsletter interne pour votre client, il faut que vous soyez dans le bon état d’esprit.
Si votre client s’attend à un ton léger et humoristique, lisez un article sur le même ton juste avant.
S’il attend de vous un ton informationnel et formel, préparez-vous en lisant un arrêt de la Cour de Cassation (ça calme toute tentative de faire des traits d’humour).
Et surtout : demandez à votre client des informations intéressantes, innovantes, et qui parlent aux employés.
Ce qui plaît :
Pompon, le nouveau chat qui a adopté la boîte !
Ce qui ne plaît pas :
Un nouveau salaire mirobolant de votre patron, qui s’en met déjà plein les fouilles.
Donnez des actualités qui plaisent aux partenaires et aux employés. Et c’est pour ça qu’il est important de prendre le temps de rencontrer / d’échanger avec les employés !
Pendant la préparation de votre rubrique de l’employé de la semaine, n’hésitez pas à l’interroger sur ce qu’il aimerait voir paraître dans les prochaines newsletters.
On est jamais mieux servis que par les personnes auxquelles on s’adresse !
Bonus : une newsletter, c’est forcément par email ?
On parle d’objet, de structure et d’email, mais chaque entreprise envoie sa newsletter interne comme elle le souhaite.
Votre client peut très bien choisir de faire passer les infos de la semaine par le biais de la messagerie interne. Et là encore : c’est à vous de vous adapter !
Si vous ne pouvez pas renseigner d’objet, n’hésitez pas à travailler davantage les titres de votre newsletter.
Et surtout, un point crucial : communiquez avec votre client de manière transparente pour savoir ce qu’il attend de vous.
Là aussi, on est jamais mieux servis que par les personnes qui nous donnent les missions !
Faire une newsletter interne de qualité pour votre client
Rédiger une newsletter interne, ce n’est pas de tout repos.
Contrairement aux articles de blog, il ne “suffit” pas de recouper les informations des premiers résultats de recherche Google pour créer votre propre contenu original.
Il faut aller à la pêche aux informations, tant auprès de votre client qu’auprès des employés et lecteurs de la newsletter.
Mon conseil pour récolter toutes vos infos : mettez en place un questionnaire établi ! C’est une excellente option pour éviter tout risque d’oublier les questions que vous voulez poser.
Et en plus, ça vous permettra d’automatiser le processus de création des newsletters internes pour vos autres clients.
Travaillez plus efficacement pour moins travailler par la suite : gagner du temps avant l’heure, c’est toujours positif !
