Que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle, il est important de savoir gérer son temps pour progresser et atteindre ses objectifs. Pourtant, il est facile de se laisser distraire et de perdre du temps. Par ailleurs, savoir prioriser ses tâches n’est pas aisé.
La matrice d’Eisenhower est là pour nous guider. Complémentaire à la loi de Pareto et à la technique Pomodoro, cette matrice a fait ses preuves. Elle est simple à utiliser et très efficace pour être productif au quotidien. Découvrez son origine, son intérêt et son fonctionnement.
Présentation de la matrice d’Eisenhower
Dwight David Eisenhower était le 34e président des États-Unis et un maître en matière de productivité. Il a mis en place un outil permettant de prioriser ses tâches à faire sur 2 axes : Importance et Urgence. Nous obtenons ainsi 4 cadrans :
- Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes,
- Quadrant 2 : les tâches importantes, mais non urgentes,
- Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes,
- Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes.
Cela permet d’obtenir un ordre de priorité des tâches à accomplir. Celles sur le Quadrant 1 sont à faire sans attendre tandis que celles du Quadrant 4 peuvent attendre.
La matrice d’Eisenhower peut être utilisée dans de nombreux domaines de la vie privée et professionnelle.
« J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. » – D.D.Eisenhower
Explication de la matrice d’Eisenhower
Tout d’abord, comment définir si une tâche est urgente ou importante ?
- Une tâche importante a une forte valeur ajoutée et permet de progresser. Elle a un impact majeur sur votre situation et aide à atteindre son objectif à long terme. Par exemple, réseauter ou perdre du poids.
- Une tâche urgente nécessite votre attention immédiate. Elle n’a pas spécialement de conséquence à terme, mais doit être réalisée rapidement car il y a une échéance. Par exemple, payer une facture ou aller faire ses courses avant que le magasin soit fermé.
Il est important de bien faire la différence entre une tâche importante et urgente pour construire correctement sa matrice d’Eisenhower.
Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes
Il s’agit des tâches à faire sans perdre du temps. Ce sont notamment des tâches qui sont sources de stress et qui vous préoccupent. En toute logique, elles doivent être faites le plus rapidement possible pour que vous puissiez ensuite avoir l’esprit tranquille.
Dans le business, les tâches importantes et urgentes sont notamment :
- celles qui peuvent vous rapprocher de vos objectifs ;
- les problèmes à résoudre, tels qu’un conflit entre les membres de votre équipe ou une crise à élucider ;
- les tâches qui peuvent être réalisées en moins de deux minutes ;
- les appels et mails à traiter sans attendre.
Quadrant 2 : les tâches importantes mais non urgentes
Ce sont essentiellement des tâches qui ont une incidence sur le long terme. De ce fait, elles ne sont pas urgentes car n’ont pas d’impact immédiat, mais vous aideront, plus tard, à progresser. Vous pouvez alors vous contenter de les planifier pour les organiser et vous assurer qu’elles soient faites. Elles seront à faire une fois que les éléments tout aussi importants, mais plus urgents, seront terminés.
Nous pouvons citer :
- les actions SEO sur votre site ;
- la veille stratégique ;
- la planification de la semaine suivante ;
- se former.
Quadrant 3 : les tâches non importantes mais urgentes
Ce sont plus ou moins des “éléments perturbateurs” qui n’ont pas de réel impact sur votre travail mais demandent un peu de temps et votre attention immédiate. C’est typiquement le genre d’élément que vous pouvez déléguer :
- filtrer les emails entrants et les affecter au bon interlocuteur ou directement répondre négativement aux demandes ;
- payer une facture…
Quadrant 4 : les tâches non importantes et non urgentes
Ce sont finalement des éléments qui ne servent “à rien”. Ils ne vont pas vous aider à atteindre vos objectifs, et n’ont pas besoin d’être traités immédiatement. Dans ce cas, ces tâches doivent être supprimées. En effet, quel intérêt à faire une tâche du quadrant 4 alors qu’il y a 3 autres quadrants dont il faut s’occuper ?
Ces tâches sont de mauvaises habitudes à supprimer, comme :
- regarder ses statistiques tous les jours : une fois par mois est suffisant ;
- passer du temps sur les réseaux sociaux de manière passive : autant le faire dans une démarche professionnelle, en lisant des publications instructives ou en contactant des prospects ou collaborateurs ;
- regarder des vidéos de chat sur YouTube : passez plutôt du temps à regarder des vidéos formatrices… Comme ma chaîne 😉
Attention, il est tout de même nécessaire de se distraire, mais ce temps doit être prévu pour. Ne le faites pas sur votre temps de travail. Par exemple, si l’un de vos collègues passe par votre bureau pour discuter alors que vous travaillez, dites-lui gentiment que vous serez disponible le temps du déjeuner ou de la pause café. Idem si vous recevez un coup de fil de vos proches et qu’il n’est pas urgent.
L’utilisation de la matrice d’Eisenhower en pratique
La matrice d’Eisenhower permet d’organiser son temps afin d’être plus productif. Mais cela n’est le cas que si elle est correctement utilisée.
Pour ne pas faire d’erreurs, voici 3 conseils pour exploiter au mieux ces 4 quadrants.
Utiliser un code couleur
Commencez par faire la liste de choses à faire dans la journée ou dans la semaine (la matrice d’Eisenhower peut s’appliquer sur l’échelle que vous désirez). La liste de tâches permet de ne rien oublier et de se soulager d’un poids. En effet, le fait d’écrire ses objectifs et choses à faire soulage la conscience. C’est comme si vous vous libériez d’un poids, d’une charge mentale.
Utilisez ensuite un code couleur pour classer tous les éléments de la liste. Vous pouvez par exemple les surligner en :
- Rouge pour les tâches importantes ;
- Violet pour les tâches urgentes ;
- Vert pour les tâches non urgentes ;
- Jaune pour les tâches non importantes.
Évidemment, il est fort possible qu’une tâche soit soulignée de 2 couleurs. Ce sera par exemple le cas de la veille stratégique qui sera en rouge et en vert.
Grâce à ce code couleur, il vous sera plus simple de remplir chaque quadrant de la matrice.
Faire 2 listes
Pour optimiser un maximum votre temps, pourquoi ne pas faire 2 matrices ? Avec une matrice pour la vie professionnelle et une autre pour la vie personnelle, votre quotidien sera parfaitement organisé ! Cela évitera également de surcharger vos listes et vos matrices.
Établir des priorités
Une fois la matrice créée et les quadrants remplis, comment choisir l’élément du quadrant 1 par lequel il faut commencer ? En d’autres termes, comment prioriser son travail lorsque tout est important et urgent ?
C’est dans ce cas de figure qu’il faut établir des priorités. Parmi ces éléments du Q1, lequel va vous apporter le plus ? Nous pouvons faire référence à la Loi de Pareto, aussi connue sous le nom de la Technique du 80/20. 20% des actions rapportent 80% du chiffre d’affaires.
Mon conseil : commencez par réaliser les tâches qui vous prendront moins de 2 minutes. C’est notamment le cas des mails, des appels, voire des factures à régler. Vous serez débarrassé. Ensuite, faites ce qui va vous approcher le plus de vos objectifs, l’élément qui vous fera le mieux progresser.
Pensez aussi à écouter votre horloge interne. Certaines personnes seront motivées à écrire un article de blog dès le matin et faire des tâches plus légères l’après midi, tandis que d’autres seront plus à l’aise en faisant l’inverse.
La matrice d’Eisenhower, l’outil pour déterminer ses priorités
Grâce à sa simplicité de mise en place et le fait qu’elle s’adapte pour la vie quotidienne comme pour la vie professionnelle, cette matrice semble être idéale pour gérer son temps. Elle permet de déterminer ses priorités en classant les tâches à faire par ordre d’urgence et d’importance. Bien que la gestion d’urgence soit subjective, elle est d’une grande aide pour progresser vers ses objectifs à long terme.
L’utilisez-vous, ou avez-vous opté pour une autre méthode d’organisation ? ⬇
